PARBOABOA – Kunci kesuksesan sebuah perusahaan terletak pada koordinasi yang baik antar berbagai divisi yang sudah memiliki tugas dan tanggung jawab dengan jelas.
Hal ini dilakukan agar dapat mencegah tumpang tindih dalam pelaksanaan pekerjaan.
Dalam sebuah perusahaan, terdapat divisi yang memegang peran dalam menjaga kelangsungan operasional perusahaan, yaitu general affair.
Secara definisi, general affair artinya adalah posisi yang yang bertugas untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
Dalam pelaksanaannya, posisi ini memiliki ruang lingkup pekerjaan yang luas.
Tugas divisi ini mencakup pengelolaan fasilitas perusahaan, pengadaan kebutuhan operasional kantor, hingga tugas-tugas untuk mempersiapkan persediaan barang perusahaan.
Meskipun tidak selalu mendapat perhatian yang sama seperti pemasaran dan keuangan, posisi ini memiliki peran penting dalam menjaga keseimbangan dan efisiensi dalam organisasi.
Dalam artikel ini, Parboaboa akan membahas secara lebih mendalam mengenai apa itu General Affair, jobdesk, jenjang karier beserta gajinya. Simak ulasannya di bawah ini.
Pengertian General Affair
General Affair adalah sebuah departemen dalam organisasi yang bertanggung jawab atas kelancaran operasi sehari-hari. Dalam pengertian dasar, general affair berarti urusan umum, sehingga GA menjadi salah satu divisi yang berada dalam ruang lingkup divisi umum
Peran utama dari General Affair adalah mengurus berbagai kebutuhan operasional perusahaan. Divisi ini seringkali terkait erat dengan divisi Human Resource Development (HRD) dan bahkan bisa mengambil peran dalam pengadaan (Purchasing).
Bagian GA bertanggung jawab dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan dengan mengatur pengadaan barang dan jasa yang diperlukan. Dalam menjalankan tugasnya, bagian ini juga bekerja sama dengan berbagai divisi lain untuk memahami kebutuhan mereka serta anggaran yang diperlukan.
Dalam merencanakan kebutuhan operasional, divisi ini juga berperan dalam menyusun anggaran untuk barang dan jasa yang dibutuhkan. Untuk itu, kerja sama yang baik dengan manajemen perusahaan dan bagian keuangan sangat diperlukan untuk menyesuaikan anggaran perusahaan dengan kebutuhan operasional.
Oleh karena itu, bekerja di GA memerlukan kemampuan berkoordinasi yang baik untuk memastikan proses pengadaan berjalan efisien dan sesuai dengan kebutuhan.
Tugas dan Tanggung Jawab General Affair
Dilansir dari buku KPI untuk Fungsi General Affair oleh Arini T. Soemohadiwidjojo, salah satu tugas general affair adalah mengelola outsourcing.
Outsourcing adalah praktik penyediaan tenaga kerja yang melibatkan pekerjaan yang tidak terkait langsung dengan inti bisnis perusahaan.
Pekerja yang terlibat dalam outsourcing biasanya bekerja untuk perusahaan penyedia jasa dan mungkin tidak memiliki jenjang karier yang jelas dalam perusahaan tersebut. Namun, dalam konteks peraturan UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003, outsourcing memiliki dua pengertian, yaitu sebagai pemborongan pekerjaan dan penyediaan jasa pekerja atau buruh (labour supply).
Perusahaan melakukan outsourcing dengan beberapa tujuan, antara lain:
- Menghemat biaya pengelolaan tenaga kerja, dalam kasus outsourcing tenaga kerja.
- Menekan biaya operasional, ketika melakukan outsourcing pekerjaan tertentu.
- Memungkinkan perusahaan untuk lebih fokus pada inti bisnis mereka.
Selain mengelola outsourcing, berikut ini juga merupakan tugas dan tanggung jawab posisi general affair adalah sebagai berikut:
1. Manajemen Fasilitas
GA bertanggung jawab untuk mengelola dan merawat fasilitas fisik perusahaan, termasuk kantor, ruang rapat, kantin, dan fasilitas umum lainnya. Mereka memastikan fasilitas tersebut dalam kondisi yang baik, aman, dan nyaman bagi karyawan dan pengunjung.
2. Manajemen Aset
GA memantau dan mengelola aset perusahaan seperti peralatan, kendaraan, dan barang-barang lainnya. Mereka melakukan perawatan preventif, perbaikan, dan pencatatan inventaris.
3. Keamanan dan Keselamatan
GA bertanggung jawab untuk memastikan keamanan karyawan dan fasilitas perusahaan. Mereka mengelola sistem keamanan seperti pengawasan akses, pengendalian akses, dan respons terhadap insiden keamanan.
4. Pengadaan dan Pengelolaan Persediaan
GA mengelola persediaan kantor dan kebutuhan operasional lainnya. Mereka merencanakan, mengawasi, dan memastikan persediaan selalu tersedia sesuai kebutuhan, serta mengelola kontrak dengan penyedia barang dan jasa.
5. Manajemen Layanan Umum
Ini termasuk mengelola layanan harian seperti layanan pos, pengiriman, perawatan kantor, perjalanan karyawan, dan layanan katering.
6. Administrasi Umum
GA mendukung administrasi umum seperti manajemen dokumen, penjadwalan ruang rapat, penyusunan perjalanan bisnis, serta dukungan administratif lainnya.
7. Kesejahteraan Karyawan
GA memastikan bahwa fasilitas dan layanan yang disediakan menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan aman bagi karyawan, termasuk fasilitas seperti kantin atau ruang istirahat.
8. Kepatuhan dan Regulasi
GA memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua regulasi yang berlaku, seperti regulasi keselamatan, kesehatan, dan lingkungan, serta regulasi yang berkaitan dengan fasilitas dan operasi perusahaan.
9. Manajemen Proyek GA
GA dapat terlibat dalam proyek-proyek khusus, seperti pemindahan kantor, renovasi fasilitas, atau pengembangan infrastruktur yang berkaitan dengan tugas GA.
10. Hubungan dengan Penyedia Barang dan Jasa
GA menjalin hubungan dengan pemasok dan penyedia layanan untuk memastikan kualitas dan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Jenjang Karier General Affair
Jenjang karier dalam GA dapat berkembang sesuai dengan pengalaman, pendidikan, dan kebutuhan organisasi atau perusahaan. Tahapan dalam jenjang karier GA dapat berbeda-beda antara organisasi dan tingkat kompleksitas perusahaan.
Berikut ini jenjang karier general affair adalah sebagai berikut:
1. Staf GA
Ini adalah posisi awal dalam GA. Staf general affair biasanya bertanggung jawab untuk tugas-tugas dasar seperti pengelolaan fasilitas, administrasi umum, dan tugas-tugas rutin lainnya.
2. Supervisor GA
Supervisor GA bertanggung jawab untuk mengelola tim GA yang lebih besar. Mereka memastikan bahwa tugas-tugas GA berjalan sesuai rencana, dan mungkin terlibat dalam pengambilan keputusan strategis untuk departemen GA.
3. Manajer GA
Seorang manajer GA memiliki peran yang lebih strategis dalam mengelola seluruh departemen GA. Mereka bertanggung jawab atas pengembangan dan pelaksanaan kebijakan GA, serta berkolaborasi dengan manajemen eksekutif untuk mencapai tujuan organisasi.
4. Kepala GA (Head of GA)
Pada tingkatan ini, kepala GA memimpin seluruh departemen GA dalam organisasi. Mereka terlibat dalam pengambilan keputusan tingkat tinggi dan berkontribusi pada strategi organisasi secara keseluruhan.
Gaji General Affair
Berikut ini gaji general affair adalah sebagai berikut:
1. Staf GA
Gaji awal untuk staf GA dapat berkisar antara 3 juta hingga 6 juta rupiah per bulan, tergantung pada faktor-faktor seperti lokasi dan ukuran perusahaan.
2. Supervisor GA
Seorang supervisor GA mungkin menghasilkan antara 10 juta hingga 20 juta rupiah per bulan, tergantung pada pengalaman dan perusahaan.
3. Manajer GA
Gaji seorang manajer GA dapat berkisar antara 20 juta hingga 35 juta rupiah per bulan atau lebih, tergantung pada faktor-faktor seperti lokasi dan ukuran perusahaan.
4. Kepala GA (Head of GA)
Kepala general affair adalah posisi tingkat eksekutif dan mungkin mendapatkan gaji yang lebih tinggi, mungkin di atas 40 juta rupiah per bulan, bergantung pada kompleksitas perusahaan.
Perlu diingat bahwa angka-angka ini hanya perkiraan, dan gaji sebenarnya dapat sangat bervariasi tergantung pada berbagai faktor. Selain itu, bonus, insentif, dan lainnya juga dapat memengaruhi total kompensasi seseorang dalam posisi GA.
Dalam keseluruhan, general affair adalah salah satu pilar yang mendukung operasi organisasi. Meskipun perannya mungkin kurang terlihat dibandingkan dengan departemen lain, peran mereka sangat penting untuk menjaga organisasi tetap berjalan dengan lancar.
Keberhasilan GA dalam menjalankan tugasnya berdampak positif pada efisiensi, kesejahteraan karyawan, dan keberlanjutan operasional organisasi.
Demikianlah, pembahasan mendalam mengenai apa itu general affair dengan rentetan tugas, jenjang karier beserta gajinya. Nantikan informasi lainnya hanya di Parboaboa.
Editor: Ratni Dewi Sawitri
